Organizasyon ve Süreç Tasarımı

Bir şirkette yapılacak işlerin belirlenmesi ve sınıflandırılması işlemlerinin ardından her biri için ilgili kişilerin yetkilendirilmesi süreci olarak kabul edilen organizasyonun başarılı sonuçlar ortaya çıkarması için sürecin kusursuz yönetilmesi ve en verimli olacak şekilde gerekli etkileşimlerin sağlanması gerekir. Bu da ancak doğru bir organizasyon ve süreç tasarımı ile mümkün olur.

Organizasyonel tasarım için öncelikle;

• İş akışı,

• Prosedürler,

• Yapılar ve sistemler kusursuz şekilde tanımlanmalıdır.

Bunların her birinin işlevsel olmayan yönleri bulunarak ideal hale gelmesi için gerekli olan düzenlemeler ve değişiklikler belirlenir. Tüm bu süreçlerin kusursuz şekilde gerçekleştirilebilmesi için oluşturulan planlar, organizasyon ve süreç tasarımı kapsamında bir metodoloji olarak karşımıza çıkar.

İyi Bir Organizasyon ve Süreç Tasarımı Nasıl Olur?

Komiteler, müdürlükler, direktörlükler veya yönetim kurulu gibi çok çeşitli birimlerin yer aldığı şirketlerin kendine özgü bir hiyerarşik yapısı bulunur. Buna göre belirli otoritelere göre sistem içerisinde yer alan kişilerin sorumlulukları ve görevleri belirlenir. Bu sayede oluşturulan organizasyon ve süreç tasarımı, şirketlerin gelişmesine ve kalıcı hale gelmesine yardımcı olur.

İyi bir organizasyon tasarımı;

• Şirket içerisinde iletişimi geliştirir.

• Üretkenliği artırır.

• Yeniliğe açıktır.

• Yaratıcılık için ilham verir.

• Çalışanların verimli çalışabileceği ortam oluşturur.

Bu tür detaylara dikkat edildiği sürece başarılı sonuçlar elde edilir. Üretkenlik ve performans sorunlarının ortaya çıkması engellenir çünkü güçlü bir organizasyon tasarımıyla süreç kusursuz hale getirilir.

Organizasyon ve Süreç Tasarımının Şirketlere Sağladığı Avantajlar Nelerdir?

Şirket içerisinde süreçlerin aksamadan yürütülmesini sağlayan organizasyon ve süreç tasarımı, işleyişin ilerletilmesini sağlarken performanslarının ölçülmesine de olanak verir. Şirket içerisindeki organizasyon yapılarını, çalışanların rol ve sorumluluklarını kapsayan sistem, aynı zamanda organizasyon şemasında yer alan kişilerin yetkinliklerini ve performans ölçütlerini de inceler. Bu da tasarımın çok daha verimli, işlevsel ve sürdürülebilir olmasına yardımcı olur. Doğru bir şekilde oluşturulan organizasyon ve süreç tasarımının şirketlere sağladığı pek çok avantaj vardır. Bunların başında ise;

• Verimliliğin arttırılması,

• Karar verme sürecinin hızlandırılması,

• Çok daha kaliteli mal ve hizmet sağlanması,

• Yüksek karın elde edilmesi,

• Müşterilerle etkili iletişimin kurulması,

• Çalışma koşullarının iyileştirilmesinin yanı sıra daha güvenli hale getirilmesi,

• Çalışanların motive edilmesi,

• Oluşabilecek zorluklara ve risklere karşı önlemlerin alınması gelir.

Tüm bu avantajlar nedeniyle güç bir marka haline gelmek ve sektörde varlığını sürdürmek isteyen şirketler organizasyon ve süreç tasarımına öncelik vererek bu alanda çok çeşitli çalışmalar gerçekleştirir.

**Başarısız Bir Organizasyon ve Süreç Tasarımının Neden Olabileceği Olumsuzluklar **

Başarılı olduğu takdirde pek çok açıdan şirketlere fayda sağlayan organizasyon ve süreç tasarımı, bünyesinde kusurlar barındırdığı zaman ise çok ciddi sorunlara neden olabilir. Bu tür durumlarda en çok karşılaşılan sorunlar ise şu şekilde sıralanabilir:

• Boşa zaman harcanır.

• Problem çözme konusunda başarısız olunur.

• Koordinasyon eksikliği ortaya çıkar.

• İş kalitesi tutarsız hale gelir.

• Yasal olarak uyumsuzluklar meydana gelir.

• Şirketin itibarı sarsılır.

• Personelin morali bozulur ve verimlilik düşer.

• Personel değişiminde artış görülür.

• Elde edilen sonuçlar istenen düzeyde olmaz ve hedeflere ulaşılmaz.

Bu nedenle geçmiş dönemlerde organizasyon ve süreç tasarımı başarılı olmuş olsa bile düzenlemelerin kusursuz şekilde yapılması ve bu başarının devamlı hale gelmesi sağlanmalıdır. Aksi takdirde sayısız sorun ortaya çıkar ve şirketin örgütlenme konusunda etkili çözümler üretmesi imkansız hale gelir.

Organizasyon ve Süreç Tasarımında Nelere Dikkat Edilmesi Gerekir?

Organizasyon ve süreç tasarımının şirketlere istenen çözümleri sunabilmesi için dikkat edilmesi gereken pek çok husus mevcuttur. Bunlar kısaca şu şekilde sıralanabilir:

• Herkesin sorumluluğu net bir şekilde belirlenmelidir.

• Çalışanlarla paylaşım şeffaf olmalıdır.

• Sürecin sürekliliği sağlanmalıdır. Düzenli olarak kontroller ve revizyonlar yapılmalıdır.

• Tekrar eden süreçler ortadan kaldırılmalıdır.

• Uzun vadeli şirket hedefleri belirlenmelidir.

• En iyi uygulamalar takip edilmelidir.

• Sektör ve rakipler yakından izlenmelidir.

• Kurum içi yetkinlikler ve dinamikler anlaşılır olmalıdır.

• Çalışanlar yakından tanınmalıdır ve iletişime özen gösterilmelidir.

• Şirketin tarihçesi ve kültürü hakkında bilgi sahibi olunmalıdır.

• Organizasyon liyakate göre tasarlanmalıdır.

• Çalışanlar ve potansiyel nitelikteki adaylar için de teşvik edici bir sistem oluşturulmalıdır.

• Performans sürekli takip edilmelidir.

• Değişim dinamikleri etkin şekilde yönetilmelidir.

Tüm bu hususlarda özenli davranılarak hazırlanan tasarımlar şirket içerisinde kısa sürede benimsenir ve kabul görür. Bu da sistemin kusursuz bir şekilde uygulanmasına ve geliştirilmeye müsait hale gelmesine imkan tanır.