İş Süreçleri Yönetimi Nedir?

Kısaca BPM olarak da ifade edilen iş süreçleri yönetimi sayesinde firmalar çok çeşitli yazılımlardan ve hizmetlerden yararlanır. Bu da iş sürecinin tamamen görünür hale gelmesine imkân tanır. Genel olarak verimliliği maksimum düzeye çıkaran ve maliyetleri minimize eden iş süreçleri yönetimi, işleyişin otomatik olmasına ve optimize işlemlerinin daimi olarak kendiliğinden gerçekleşmesine olanak sağlar.

Firmalarda iş süreci yönetiminin gerçekleştirilebilmesi için öncelikle işe değer katılmalıdır. Bu da ancak başarılı bir projeyle mümkündür. Belirli bir projeden elde edilen güzel sonuçlar diğer projelerin de başarılı olması yönünde atılmış olan önemli bir adımdır. Firmanın güçlü bir marka olması için başarıların aşama aşama elde edilmesi ve büyümenin ufak adımlarla gerçekleştirilmesi gerekir. 

Firmalar İçin İş Süreçleri Yönetimi Neden Önemlidir?

Gelişen ve çok daha rekabetçi bir hale gelen pazar alanında firmaların sektörde büyüyerek kalıcı hale gelmesinde önemli bir yere sahip olan iş süreçleri yönetimi, günümüzde tüm kurumsal firmalarda vazgeçilmez bir unsur olarak karşımıza çıkar. Oldukça kritik bir öneme sahip olan BPM, hem ön ofis hem de arka ofis faaliyetlerinin temelini sağlamlaştırır. 

Faturaların takibinden hedef kitleye gerçek zamanlı kampanyalar sunulmasına kadar oldukça geniş bir faaliyet alanında işleyişin takip edilmesini ve yönetilmesini sağlayan BPM, müşterilere çok daha iyi bir hizmet sunulmasına ve memnuniyetin maksimum seviyeye yükseltilmesine imkân tanır. Bu da gerçekleştirilen çalışmaların çok daha etkili ve verimli olmasına olanak sağlar. 

Aynı zamanda maliyet tasarrufu ve üretkenlik gibi konularda da kazanım elde edilmesini sağlar. Bütün bu faydalar nedeniyle iş süreçleri yönetimi gelişime özen gösteren tüm firmalar tarafından benimsenir ve uygulanır. 

İş Süreçleri Yönetimine Başlarken Sırasıyla Atılması Gereken Adımlar Nelerdir?

Gelişim odaklı hareket eden ve faaliyetlerini çok daha düzenli hale getirmek isteyen firmaların öncelikle iş süreçleri yönetimi uygulamalarını kullanarak kurumsallaşması gerekir. Bu süreçte akıllarda iş süreçleri yönetimine nasıl başlanacağı konusunda sorular oluşur. 

Bu noktada sırasıyla atılması gereken adımlar kısaca şu şekildedir:

• Başlangıç sürecinde öncelikle iş değerine odaklanılması gerekir. Bu noktada firmanın hedeflerini ve stratejilerini belirlemesi gerekir. Ardından var olan süreç analiz edilir ve değerin artırılması için ihtiyaçların tedariki sağlanır. 
• İkinci adım olarak ise ilk projenin seçilmesi gerekir. Sürecin iyileştirilebilmesi için başarının elde edilebileceği bir proje seçilerek bundan başarı elde edilir. Unutulmamalı ki başarı başarıyı getirir. Firmanın bu projeden elde edeceği başarı, bir sonraki başarılı projelerinin temelini oluşturacaktır. 
• Seçilen ilk projenin başarılı olmasının ardından iş süreçleri yönetimi firmanın geneline yayılarak her alanda uygulamalara başlanmalıdır. BPM uygulamaları doğal olarak her alanda iyileştirme çalışmalarının yapılmasına ön ayak olur. 

Bu süreç karmaşık görünmesine rağmen birbirine bağımlı ve dinamik olan her adım başarıyı beraberinde getirir ve firmanın güçlü bir marka olması yönünde fayda sağlar. 

Başarılı Bir İş Süreçleri Yönetimi İçin Gerekenler Nelerdir?

Kurumsallaşmayı ve gelişmeyi isteyen firmalar için zorunlu hale gelen iş süreçleri yönetimi, önceleri seçilen bir projeyle başlarken ardından iyileştirme çalışmaları tüm süreçlere taşınır. Zorlu ve zahmetli bir girişim olarak görünmesine rağmen doğru bir şekilde gerçekleştirilen BPM, firmanın başarılı sonuçlar elde etmesine ve çok daha gelişmiş bir marka olmasına yardımcı olur. 

Başarılı bir iş süreçleri yönetimi ise öncelikle projelerin ve süreçlerin keşfedilmesini gerektirir. Bu keşiflerle beraber belgelemelerin yapılması da önemlidir. Bu sayede BPM programlarının sunduğu etkili çözümlerle iş süreçleri eşleştirilir ve modellenir. Bu adımların ardından uygulamalar kullanılabilir hale gelir. 

Sistemin arayüzü basit ve sade olduğu için teknik bilgisi olmayan kişiler bile BPM uygulamalarını rahatlıkla kullanır ve süreç bilgilerini yakalayarak otomasyona aktaracak modelleri oluşturur. Süreçlerin ve vakaların yönetimi için iş akışı otomasyonu kullanılarak her şey otomatik hale getirilir. Bu da her türlü bilginin eksiksiz olarak aktarılmasına olanak verir.

İş Süreçleri Yönetimi İçin Uzman Desteği

İş süreçleri yönetimi oldukça karmaşık görünmesine rağmen doğru bir yaklaşım ve sürecin çok daha rahat ilerlediği görülür. Bu da ancak bir uzman desteğiyle mümkündür. BPM uygulamalarının nasıl kullanılacağı, başlangıcın nasıl yapılacağı, ilk projenin nasıl seçileceği ve başarılı sonuçlar için hangi stratejilerin kullanıldığı gibi konularda profesyonel destek alınması firmaların işini kolaylaştırır ve sistemden maksimum fayda sağlanması garanti altına alınır. Kritik iş süreçlerini, kararları ve içerikleri otomatik hale getiren BPM’nin sunduğu hızlı prototipleme çözümlerinden yarar sağlanması için bu alanda uzmanlık edinmiş olan bir danışmandan destek alınması oldukça önemlidir.