Uzaktan Çalışan Takımları Yönetme
Daha fazla şirket, uzaktan çalışmanın sunduğu özgürlüğü ve faydaları benimsemeye başladı. İster birkaç evden çalışma günü, ister tamamen uzak bir kurulum olsun, birçok yönetici er ya da geç şirketlerini ve çalışanlarını yeni yollarla yönetirken bulacaklar.
Uzaktan çalışma devrimini ön plana çıkaran Webtures gibi kuruluşlar, bu tarzda dağıtılmış bir yönetimin zorluklarının farkındalar. Herhangi bir yeni süreç gibi, dağıtılmış bir ekibin lideri olarak kaçınmanız gereken bazı hatalar olacaktır! Takım arkadaşlarınızla aynı eş konumda olmamak bunu biraz daha zorlaştırabilir, ancak dikkatli düşünüp uzaktan çalışma düzenlemelerinden en iyi şekilde yararlanabilirsiniz.
Sadece Senkron İletişimden Yararlanma
Ekibinizin ne yaptığını takip etmek için sadece e-postalara güvenmek hayal kırıklığına ve verimsizliğe yol açabilir. E-postalar; toplantılardan dakikalar paylaşmak veya bazı önemli bilgileri yazmak gibi belirli şeyler için mükemmel bir araç olmakla beraber güvendiğiniz tek iletişim biçimi de olmamalıdır. Aslında, birçok ayrı çalışan takım iletişimini e-postalarla sürdürmek yerine; çalışmalarında kaydettikleri ilerlemeleri birbirlerine iletmek için Slack veya Twist gibi araçları kullanırlar. Bu araçlar iletişimde şeffaflık sağlar ve ekipteki kişileri eş zamansız bir iletişime ittiğinden ekibinizin iş akışlarını korur (sürekli bir şeyler okumanıza veya yanıtlamanıza gerek kalmadan!).
Video görüşmelerini benimsemek, ekibinizle e-postalaşırken kaybettiğiniz saatleri size kazandıracaktır. Video görüşmelerini benimsemenin ekip üyelerinizi fiziksel olarak görebilmek gibi başka büyük faydaları da vardır. Aldığınız iletinin diğer tarafında gerçek bir kişinin olduğunu unutmak kolay olabilir, bu nedenle dağıtılmış bir ekibin motivasyonunu yüksek tutabilmek için arada video ile iletişim kurmak oldukça önemlidir. Bu aynı zamanda, hiç tanışamayacağınız tamamen uzak bir ekiple çalışırken güzel kişisel ilişkilerin gelişmesine de yardımcı olacaktır. Uzun bir video görüşmesini yönetemeseniz bile kısa bir görüşme yapmak yardımcı olacaktır. Bunu yaparak yanlış anlaşılmaların ve önemli sorunların daha hızlı bulunacağını göreceksiniz.
Sonuçlar Yerine İnsanların Çalıştıkları Saat Sayısına Odaklanmak
Birçok insan sunduğu esneklik için uzaktan çalışmayı seçer. Bu esneklik; en verimli olduğunuz zamanlarda çalışmayı, çok sayıda farklı yerden çalışmayı ve ihtiyaç duydukça izin günü yapmayı kapsar. Sonuçlardan ziyade insanların çalıştıkları saatlere odaklandığınızda, çok fazla zaman kaybına ve sıkıntıya maruz kalacaksınız. Teslim edilecekleri öncelik sırasına dizmeyi öğrenmek ve uzak bir işte çalışırken insanlara istedikleri özgürlüğü vermek takımınızı geliştirir. Tabii ki, bir toplantı yapmak veya sadece bazı şeyleri hızlı bir şekilde izlemek için çevrimiçi olmanız gereken belirli saatler olabilir.
Çalışma saatlerini izlemeye karar verirseniz, doğru nedenlere sahip olduğunuzdan emin olun ve bunu ekibinize uygun bir dille anlatın. Bunu yaparken nedeniniz, ekibin şeffaflığını ve verimliliğini artırmak veya odaklarının doğru yerde olup olmadığını kontrol etmek olmalıdır. Herkesin zamanını kontrol etmek ortaya atacağınız gizli bir sebepten çok daha iyi algılanacaktır. Uzaktan çalışan ekipler bunu hissedip satır aralarını okuyabilirler, bu yüzden neden bir zaman izleyici uygulamak istediğinizden emin olun.
Sanal Ortamda İş Birliği Eksikliği
Uzaktan çalışan ekip üyelerinizin iyi şekilde iş birliği yapmasını sağlamak için yalnızca e-posta, telefon görüşmeleri, video konferans veya proje yönetim araçları kullanmak yeterli değildir. Asana veya Trello gibi proje yönetimi araçları zor görevlerin hafif kısımlarının üstesinden gelebilir, ancak yine de herkesin genel şirket hedefinin, ekip hedeflerinin ve bireysel çıktılarının ne olduğunu bildiğinden emin olmalısınız. Ekibiniz onlardan ne beklendiğini bildiğinde, bunu nasıl ölçeceğiniz de yine herkes tarafından bilinmelidir. Doğru KPI’ları yerine koymak, hem bireysel hem de ekip performansını izlemenizi sağlayacaktır.
Kulağa ilk etapta garip gelse de, ekip üyelerinizi güçlendirmek için elinizden geleni yapın. Çalışanlarınıza sizin gözetiminiz altında olmadan karar vermelerine güvendiğinizi hissettirin, bir sonraki büyük hamleye karar vermeniz gerektiğinde, onlara fikirlerini sorun ve beraber tartışın, çalışanlarınızın planın bir parçası gibi hissetmelerini sağlayın. Planı tek başınıza oluşturup sonrasında görevler atamanız, ekibinizin sizden kopmasına sebep olacak ve motivasyon seviyesi düşürecektir. Hiçbir teknoloji aracı bunu çözemez.
Ekibiniz İçin Fiziksel Buluşmalar Organize Etmemek
Bazı ekipler dünyanın diğer ucunda olduğundan bu hatadan tamamen kaçınmak mümkün olmayabilir. Bununla birlikte, birçok uzak ekipte birbirine yakın konumlarda bulanan üyeler mutlaka olacaktır, birbirleri ile buluşmak için gereken bütçeyi koruyacaklardır. İş ve eğlencenin birleşimiyle fiziksel bir buluşma düzenlemek, ekibinizin üyeleri arasında bağ kurmasına ve dolayısıyla daha büyük bir uyum duygusu geliştirmenize yardımcı olacaktır. Uzaktan çalışanların bir ofiste çalışmamayı seçmiş olmaları diğer ekip üyeleriyle sık sık sosyalleşmek istemedikleri anlamına gelmez. Farklı ülkelerden çalışanları olan şirketler bile çalışanları için çeşitli inzivalar düzenledi. Bunu gerçekleştirmek biraz da belli bir bütçe gerektirir ve ekip üyelerinin programlarına bağlıdır, ancak bunu düzenlemeyi başarabilirseniz takım ruhunu güçlendirmiş olacaksınız. Ayrıca, önemli projelerin başlaması için fiziksel buluşmaların gerçekleştirilmesi tavsiye edilir.
Ekibinizle Yeterince İletişim Kurmamak
Uzak ekipleri yönetirken gerçekten tekrar tekrar vurgulanması gereken bir şey varsa, o da iletişimin fazlası diye bir şeyin söz konusu olamayacağıdır. Aslında, fazla iletişim konusunda şikayet eden ve tam zamanlı olarak uzaktan çalışan kimseyi tanımıyorum. Herkesin güncel kalmasını sağlamak ve ekiplerinizin çalışmalarını kontrol etmek için ekip üyelerinizin takvimlerine düzenli aramalar yapın. Normal bir ofiste olduğu gibi birisinin masasına geçmeden daha fazla iletişim kurmak için çaba göstermeniz gerekir. Bunu ekibinizdeki herkesin alışkanlığı haline getirin.
Ancak, iletişiminizin etkili olduğundan ve yersiz olmadığından emin olun. İnsanlara birkaç dakikada bir ping atmayın, üyelerin iş akışını kesmek istemezsiniz. Mesajlarınızı anlaşılır kılın. İletişimden gerçekten fayda sağlamak için herkesten nazik, özlü ve basit olmalarını isteyin. Zamanla, ekibinize belirli bir mesaja nasıl yanıt vereceğini söyleyen etiketler içeren kendi iletişim sisteminizi geliştirebileceksiniz.
Dağıtılmış Yönetim Yakında Yönetim Paradigması Olacak
Uzaktan çalışırken düşebileceğiniz hatalardan kaçındıktan sonra, her şeyin yolunda gittiğinden emin olmak için yapılacak daha çok şey var. Ustalaşmak istediğiniz her şey gibi, bu da pratik ve kalıcılık gerektirir. Dağıtılmış bir takıma liderlik etmek için kendinize meydan okumak, bu konuda kendinize olan güveninizi artıracaktır, ki bu da piyasada oldukça değer gören bir deneyimdir.
